Lo que aprenderás
- Qué condiciones debe cumplir un gasto para ser deducible
- Lista completa de gastos deducibles al 100% y con límites
- Qué gastos intenta deducir mucha gente y Hacienda rechaza
- Cómo documentar tus gastos correctamente ante una inspección
¿Qué significa que un gasto sea deducible?
Un gasto es deducible cuando puedes restarlo de tus ingresos para calcular el beneficio sobre el que pagas impuestos. Cuantos más gastos deduzcas, menos pagas de IRPF e IVA. Pero no cualquier gasto cuenta: Hacienda exige que cumplas tres requisitos simultáneamente.
Los tres requisitos: afectación, justificación y contabilización
🎯 Afectación
El gasto debe estar relacionado con tu actividad económica. Una cena familiar no es deducible; una cena de trabajo con un cliente sí puede serlo (con límites). La vinculación debe ser clara y demostrable.
🧾 Justificación
Necesitas documentación que acredite el gasto: factura completa (con tu NIF y el del emisor), ticket, contrato o cualquier documento que pruebe que el pago se realizó. Sin justificante, Hacienda no lo admite.
📒 Contabilización
El gasto debe estar registrado en tu libro de gastos o contabilidad en el período en que se ha producido. No puedes acumular facturas de todo el año y anotarlas en diciembre.
Gastos deducibles al 100%
Estos gastos se pueden deducir íntegramente tanto en IVA como en IRPF, siempre que estén afectos exclusivamente a la actividad y estén bien justificados.
🖥️
Material de oficina y equipos informáticos
Ordenadores, tablets, monitores, teclados, ratones, impresoras, papel, bolígrafos, carpetas... todo el material que uses para trabajar es deducible al 100%. Si el equipo cuesta más de 300 € y tiene una vida útil superior a un año, se considera bien de inversión y debes amortizarlo (imputar el gasto de forma proporcional durante varios ejercicios).
Ejemplo: Un MacBook de 1.800 € se amortiza al 20% anual → 360 €/año deducibles en IRPF.
💻
Software y suscripciones profesionales
Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, herramientas de diseño, CRMs, ERPs, plataformas de gestión de proyectos, servicios de hosting, dominios, Notion, Figma, Slack Pro... si las usas para tu actividad, son deducibles al 100%.
Ejemplo: Adobe CC a 60 €/mes → 720 €/año deducibles, tanto el gasto en IRPF como el IVA (si el proveedor está en España o la UE con inversión del sujeto pasivo).
📣
Publicidad y marketing
Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, diseño de logotipo, creación de web, tarjetas de visita, fotografía profesional, copywriting, agencias de marketing... todos son gastos deducibles al 100% siempre que sirvan para dar a conocer tu actividad.
Ejemplo: 500 € en Google Ads en el trimestre → 500 € deducibles en IRPF + 105 € de IVA recuperables.
🎓
Formación relacionada con la actividad
Cursos, libros, suscripciones a plataformas de formación (Udemy, Domestika, LinkedIn Learning), asistencia a congresos o ferias del sector... son deducibles si guardan relación directa con tu actividad. Un diseñador que compra un curso de tipografía: deducible. Un fontanero que compra un curso de cocina: no.
También deducible: Las cuotas de colegios profesionales o asociaciones del sector, como el Colegio de Abogados o asociaciones de arquitectos.
🛡️
Seguro de responsabilidad civil profesional
La prima del seguro de responsabilidad civil que cubre los daños que tu actividad pueda causar a terceros es deducible al 100%. También el seguro de salud privado tiene un tratamiento especial: puedes deducirte hasta 500 €/año por ti, 500 € por tu cónyuge y 500 € por cada hijo menor de 25 años (el tuyo propio, no el del seguro de tu empresa).
Gastos deducibles con límites o condiciones
📱
Teléfono móvil — 50% si es uso mixto
Si usas el mismo teléfono para uso personal y profesional (lo habitual), Hacienda acepta deducir el 50% de la factura y del IVA. Si tienes una línea exclusivamente profesional, el 100% es deducible. Es difícil probar la exclusividad de un solo teléfono, así que lo más seguro y práctico es aplicar el 50%.
Ejemplo: Factura de 60 €/mes → deduces 30 € en IRPF + IVA sobre esos 30 €.
🏠
Suministros si trabajas desde casa — 30% del espacio afecto
Si tienes tu domicilio fiscal en tu vivienda, puedes deducirte el 30% de los suministros (luz, agua, internet, gas) en la proporción que represente el espacio dedicado a la actividad. Es decir: si tu despacho ocupa el 20% de la vivienda, deduces el 30% × 20% = 6% de los suministros totales.
Importante: El IVA de los suministros domésticos NO es deducible (ya que la vivienda no está afecta al 100%). Solo se puede deducir en IRPF.
🚗
Vehículo — solo si es exclusivamente profesional
Este es uno de los puntos más conflictivos con Hacienda. En IRPF, para deducir gastos del vehículo (gasolina, seguro, mantenimiento) necesitas probar que el vehículo se usa exclusivamente para la actividad. Para la mayoría de autónomos (salvo transportistas, taxistas, representantes comerciales o instructores de autoescuela) esto es prácticamente imposible de demostrar.
En IVA el criterio es algo más flexible: se admite una presunción de afectación del 50% para vehículos turismo (lo que permite deducir el 50% del IVA de la compra y del combustible), salvo para las actividades de la lista anterior, donde es el 100%.
Alternativa práctica: Los desplazamientos profesionales en transporte público (tren, avión, taxi/VTC) se pueden deducir al 100% con factura.
🍽️
Dietas y gastos de representación
Las comidas de trabajo con clientes o proveedores son deducibles en IRPF con un límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios. En IVA, solo el 50% del IVA soportado en restaurantes y hoteles es deducible. El gasto debe estar debidamente justificado (factura a tu nombre, indicando el propósito de la reunión y quiénes asistieron).
Las dietas propias (cuando viajas tú por trabajo) tienen un límite específico: 26,67 €/día si no pernoctas, 53,34 €/día si pernoctas en España, hasta 91,35 €/día en el extranjero.
La cuota de autónomos (RETA), ¿es deducible?
Sí. La cuota mensual que pagas al RETA es deducible como gasto en la declaración de la renta (IRPF). Si pagas, por ejemplo, 300 €/mes de cuota RETA, al año son 3.600 € que puedes restar de tus rendimientos netos antes de calcular el impuesto. Es uno de los gastos más relevantes y que muchos autónomos olvidan registrar correctamente. Si quieres saber más sobre cómo calcular tus impuestos trimestrales, te explicamos todo en nuestra guía de impuestos para autónomos en 2026.
Gastos que NO puedes deducir
Hay gastos que intenta deducir mucha gente y que Hacienda regularmente rechaza en inspección:
✗ Ropa de calle: Aunque la uses solo para trabajar (salvo uniformes o equipos de protección con logo de la empresa).
✗ Gimnasio o bienestar personal: No se admite como gasto de la actividad, aunque mejore tu productividad.
✗ Multas y sanciones: No son deducibles en ningún caso.
✗ Gastos de actividades ajenas: Facturas de familiares o amigos que no tienen relación real con tu actividad.
✗ El IVA en operaciones exentas: Si tu actividad está exenta de IVA (médicos, formadores en materias exentas...) no puedes deducirte el IVA soportado.
¿Cómo justificar los gastos ante Hacienda?
Factura vs. ticket: ¿qué vale?
Para deducir el IVA, necesitas sí o sí una factura completa que incluya el NIF del emisor, el NIF del destinatario (el tuyo), la descripción del servicio o producto, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota de IVA. Un ticket simplificado no te permite deducir el IVA. Para la deducción en IRPF, el ticket es más aceptado, pero ante una inspección Hacienda puede rechazarlo si no prueba suficientemente el gasto.
El papel del libro de gastos
En estimación directa simplificada (el régimen más habitual) estás obligado a llevar un libro registro de gastos donde anotes cada gasto con fecha, concepto, proveedor, base imponible e IVA. No tiene que ser en papel; puede ser un Excel o, mejor aún, una app como Trimestral que lo hace automáticamente al registrar cada factura.
Guarda todos los justificantes durante al menos 5 años (4 de prescripción más margen), tanto en papel como escaneados. Si Hacienda te inspecciona, necesitas poder presentarlos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el alquiler de mi casa si trabajo desde allí? +
Sí, pero con condiciones. Si tienes tu domicilio fiscal en tu vivienda y comunicas a Hacienda qué porcentaje del espacio usas para la actividad, puedes deducir ese porcentaje del alquiler en el IRPF. No aplica el límite del 30% de los suministros: el alquiler se deduce en proporción directa al espacio afecto. Eso sí, debes poder justificarlo ante una posible inspección.
¿Necesito factura o vale el ticket para deducir un gasto? +
Para deducir el IVA de un gasto necesitas obligatoriamente factura completa (no vale el ticket simplificado). Para deducir el gasto en IRPF, el ticket puede ser suficiente si incluye el NIF del emisor, la descripción del gasto y el importe. Sin embargo, Hacienda puede exigir factura completa en inspección, por lo que conviene pedirla siempre que el importe lo justifique.
¿Cuándo prescriben los gastos? ¿Puedo deducir facturas antiguas? +
Las deudas tributarias prescriben a los 4 años. Esto significa que Hacienda puede revisar los gastos que hayas declarado en los últimos 4 ejercicios. En cuanto a deducir facturas de años anteriores, en general no es posible: cada gasto debe incluirse en el período en que se ha devengado. Si olvidaste un gasto en su momento, puedes presentar una declaración complementaria del ejercicio correspondiente.
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