Factura proforma: qué es, para qué sirve y diferencias con la factura

Un cliente te pide «una proforma» antes de comprometerse, o la aduana te la exige para enviar mercancía al extranjero. Y entonces surge la duda: ¿es una factura?, ¿la tengo que declarar?, ¿puedo deducir el gasto con ella? La respuesta corta es no a todo. La factura proforma anticipa los datos de la futura factura, pero no tiene ningún efecto fiscal. Aquí te explico qué es, para qué sirve de verdad y en qué se diferencia del presupuesto y de la factura real.

Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento que anticipa los datos de la futura factura: refleja qué vas a facturar, a qué precio y en qué condiciones, con el mismo formato y nivel de detalle que tendría una factura real. Pero ahí termina el parecido, porque la proforma no tiene validez fiscal.

Eso significa que no se contabiliza, no se declara, no obliga al pago y no permite deducir el gasto ni el IVA. No genera ningún efecto ante Hacienda. En la práctica, una proforma es una especie de «borrador formal» de la factura: sirve para informar y para negociar, pero no para liquidar impuestos. No es una factura.

Para qué sirve: los tres usos reales

Si no tiene efecto fiscal, ¿para qué se usa entonces? Hay tres situaciones típicas en las que una proforma resulta muy útil:

• Oferta comercial previa: cuando el cliente necesita una aprobación interna antes de comprometerse. La proforma le da un documento formal, con precio y condiciones, que puede llevar a su responsable o a su departamento de compras para que dé el visto bueno.
• Aduanas: en operaciones de importación y exportación se exige una proforma. La aduana necesita el detalle de la mercancía y su valor antes de que se emita la factura definitiva.
• Clientes extranjeros: cuando el cliente necesita ver el detalle (precio, condiciones, descripción) antes de pagar. La proforma le permite revisarlo y tramitar el pago con toda la información delante.

La numeración: una serie propia y separada

Una proforma usa una serie de numeración propia y separada, distinta de la de tus facturas reales. Lo importante es lo que eso implica: emitir proformas no consume la numeración fiscal de tus facturas válidas.

Esto es clave para no romper la correlación numérica que exige Hacienda en tus facturas ordinarias. Si una proforma «gastara» un número de tu serie fiscal, y luego esa venta no se concreta, te quedaría un hueco en la numeración. Con una serie aparte, puedes emitir todas las proformas que quieras sin afectar a la secuencia de tus facturas reales.

Proforma, presupuesto y factura: las diferencias

Estos tres documentos se confunden a menudo, pero cumplen funciones distintas. Esta es la diferencia clave entre ellos:

Dicho de otra forma: presupuesto y proforma sirven para informar y negociar; la factura es la que produce efectos fiscales. Si necesitas emitir una factura como autónomo con todos sus datos obligatorios, ese es el documento que cuenta de cara a Hacienda.

Para deducir un gasto necesitas la factura real

Este es el error que más caro sale. Si un proveedor te entrega una proforma y tú la guardas pensando que ya tienes el justificante del gasto, te llevas una sorpresa: con una proforma no puedes deducir nada, ni el gasto ni el IVA soportado.

Para deducir un gasto necesitas siempre la factura definitiva. La proforma no vale como soporte documental ante Hacienda. Así que, cuando pagues contra una proforma, asegúrate de pedir después la factura real: es la que tienes que conservar y la que se incluye en tu modelo 303.

Cómo lo hace Trimestral

En Trimestral puedes crear una proforma con todo su detalle y, cuando la operación se confirma, convertirla en factura definitiva con un toque, sin reintroducir los datos. Como la proforma usa una serie aparte, no consume la numeración fiscal de tus facturas reales: emitir proformas no gasta números de tu serie válida.

Y lo más importante para tu tranquilidad: en la contabilidad solo se registran las facturas válidas. Las proformas se quedan donde tienen que estar, como oferta o anticipo, y solo las facturas reales llegan a tus modelos. Trimestral no es gratis —cuesta 9,99 €/mes, o 14,99 €/mes junto con Trimestral Facturas—, pero tienes un mes de prueba gratis (tres meses si entras como usuario beta) para comprobar si te encaja, en web y en Android.

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