Una factura mal hecha puede suponer problemas con Hacienda para ti y para tu cliente. Te explicamos qué datos son obligatorios, cómo calcular IVA y retenciones, y qué errores cometen la mayoría de autónomos al principio.
Factura ordinaria vs factura simplificada
Antes de ver qué datos llevar, es importante saber qué tipo de factura corresponde en cada situación:
Factura ordinaria
La obligatoria en la mayoría de casos entre profesionales y empresas.
- Importe superior a 400€
- El destinatario deduce el IVA
- Servicios entre autónomos y empresas
Factura simplificada
Para ventas al público en general o importes pequeños.
- Importe ≤ 400€ (o ≤3.000€ en algunos sectores)
- El destinatario no deduce IVA
- Comercio al por menor, hostelería, peluquería…
Como autónomo que presta servicios a otras empresas o autónomos, casi siempre emitirás facturas ordinarias. Si tienes clientes particulares y el importe no supera los 400€, puedes emitir simplificada.
Datos obligatorios en una factura ordinaria
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece los datos que debe contener toda factura ordinaria. Si falta alguno, la factura no tiene validez fiscal:
Datos obligatorios
Número y serie
Correlativo dentro de su serie. Sin saltos ni duplicados.
Fecha de expedición
La fecha en que se emite. Si la operación es de fecha anterior, también la fecha de operación.
Nombre y NIF del emisor
Tu nombre y apellidos (o razón social) y tu NIF.
Domicilio fiscal del emisor
Tu dirección fiscal (la declarada a Hacienda).
Nombre y NIF del destinatario
Nombre y NIF de tu cliente. Obligatorio siempre en B2B.
Descripción de la operación
Qué servicio o producto has prestado. Tiene que ser suficientemente descriptivo.
Base imponible
El importe antes de IVA.
Tipo de IVA aplicado
21%, 10% o 4% según el tipo de operación.
Cuota de IVA
El importe del IVA (base × tipo).
Importe total
Base + IVA − retención (si la hay).
Retención de IRPF (si aplica)
Porcentaje y cuota retenida, si eres profesional y el cliente debe retenerte.
Cómo calcular el IVA en tu factura
En España hay tres tipos de IVA según el tipo de bien o servicio:
21%
Tipo general. La mayoría de servicios profesionales.
10%
Tipo reducido. Alimentos, hostelería, transporte.
4%
Tipo superreducido. Pan, leche, libros, medicamentos.
Ejemplo de factura con IVA del 21%:
La retención de IRPF: cuándo y cuánto
Si eres autónomo profesional (diseñador, consultor, informático, abogado, etc.) y facturas a empresas u otros autónomos con actividad empresarial, debes incluir retención de IRPF. La retención la ingresa tu cliente en Hacienda, no tú.
15%
Retención general
Aplicable cuando llevas más de 3 años en la actividad económica (o en cualquier actividad profesional si no tienes derecho a la reducida).
7%
Retención reducida
Solo aplicable durante el año de alta y los 2 años siguientes. Debes comunicarlo a tu cliente por escrito (basta con una nota en la factura).
💡 ¿Cuándo NO hay retención?
No aplica retención cuando tu cliente es un particular (persona física sin actividad económica), cuando realizas una actividad "empresarial" en lugar de "profesional" (ej. venta de productos físicos) o en algunas operaciones intracomunitarias. Si tienes duda, consúltalo con Hacienda o con el modelo 036 de tu alta censal.
La numeración de facturas: cómo organizarla bien
La normativa exige que la numeración sea correlativa y sin saltos dentro de cada serie. No es obligatorio reiniciar desde el número 1 cada año, pero sí es lo más habitual. Puedes usar series distintas, por ejemplo:
| Serie | Uso | Ejemplo de número |
|---|---|---|
| A | Facturas nacionales ordinarias | A-2026-001 |
| R | Facturas rectificativas | R-2026-001 |
| E | Facturas intracomunitarias (sin IVA) | E-2026-001 |
Errores más comunes al hacer facturas
No incluir el NIF del cliente
Sin NIF del destinatario, la factura no es válida para que tu cliente se deduzca el IVA. Siempre pide el NIF antes de emitir.
Saltarse números de factura
Si borras o anuelas una factura, no elimines el número — emite una factura rectificativa con la misma numeración. Los saltos en la serie son un indicador de riesgo para Hacienda.
No poner la retención cuando corresponde
Si olvidas la retención en una factura a una empresa, el cliente puede negarse a pagarte el 100% o tendrás que emitir una rectificativa.
Descripción demasiado vaga
"Trabajos varios" o "servicios prestados" no son válidos ante una inspección. La descripción debe identificar claramente la naturaleza de la operación.
Fecha de emisión posterior a la del cobro
La factura debe emitirse en el momento de la operación o en los 30 días siguientes. Emitir facturas con fecha retroactiva de meses es un fraude fiscal.
Verifactu y facturación electrónica en 2026
La normativa Verifactu obliga a que el software de facturación de los autónomos registre y selle cada factura digitalmente para que Hacienda pueda verificar su autenticidad. Esto afecta al software, no al formato de la factura que le envías al cliente.
Trimestral cumple con los requisitos Verifactu desde su lanzamiento — cada factura que emites queda registrada y sellada de forma automática.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Excel o Word?
Legalmente sí, pero con Verifactu en vigor tu software debe cumplir requisitos técnicos que Excel y Word no pueden cumplir. Es mejor usar una herramienta de facturación desde el principio para evitar tener que migrar después.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Hacienda puede inspeccionarte los últimos 4 años. La Seguridad Social, hasta 5. Para mayor seguridad, guarda todas las facturas durante 6 años.
¿Puedo facturar en otra moneda?
Sí, pero si la operación se declara en España, el IVA debe expresarse en euros. Puedes poner el importe en la moneda acordada con el cliente y añadir la equivalencia en euros al tipo de cambio del día de la operación.
¿Qué es una factura rectificativa?
Es la factura que emites para corregir un error en una factura anterior o para hacer una devolución. Debe hacer referencia expresa a la factura original, indicar el motivo de la rectificación y tener su propia numeración correlativa en la serie "R".
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