La Ley Crea y Crece obliga a empresas y autónomos a intercambiar facturas en formato electrónico estructurado en sus relaciones comerciales. Es el mayor cambio en la facturación española en décadas, y muchos autónomos aún no saben si les afecta, cuándo, ni qué tienen que hacer. Esta guía lo explica todo sin tecnicismos.
⚠️ Factura electrónica ≠ Verifactu
Son dos sistemas distintos que mucha gente confunde. La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) regula cómo te mandas las facturas con otras empresas. Verifactu es un sistema de registro ante la AEAT que puede afectarte independientemente de a quién facturas. En este artículo hablamos de la factura electrónica B2B. Puedes leer sobre Verifactu en nuestra guía de Verifactu.
¿Qué es la facturación electrónica B2B y qué la diferencia de Verifactu?
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece) introdujo la obligación de que las relaciones comerciales entre empresas y autónomos se documenten mediante facturas electrónicas en formato estructurado. Hasta ahora, una factura en PDF enviada por email era perfectamente válida. Con esta ley, ya no lo será.
Una factura electrónica en el sentido de la Ley Crea y Crece es un fichero digital en un formato estructurado (XML) que contiene todos los datos de la factura en campos legibles por máquina, va firmado electrónicamente y se intercambia a través de plataformas acreditadas. El objetivo es reducir el fraude, el retraso en los pagos y la evasión fiscal.
Verifactu, en cambio, es el sistema de registro de facturas ante la Agencia Tributaria que exige el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (aprobado en 2023). Obliga a que el software de facturación genere registros de cada factura que se envían automáticamente a la AEAT o que quedan disponibles para su verificación. Afecta potencialmente a cualquier factura, no solo a las B2B.
| Característica | Factura electrónica B2B | Verifactu |
|---|---|---|
| Norma de origen | Ley Crea y Crece (18/2022) | Reglamento SIF (RD 1007/2023) |
| ¿A quién afecta? | Relaciones empresa-empresa y autónomo-empresa | Cualquier emisor de facturas con software de facturación |
| ¿Qué obliga? | Formato XML estructurado + firma digital | Registro de cada factura ante la AEAT |
| ¿Y las facturas a particulares? | No aplica (solo B2B) | Sí aplica |
Cronología: cuándo es obligatoria y para quién
La Ley Crea y Crece fijó la obligación pero delegó los plazos exactos en el reglamento de desarrollo, que a fecha de mayo de 2026 sigue pendiente de aprobación definitiva. La cronología prevista es:
Grandes empresas: facturación > 8 M€/año
Las empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros anuales ya deben emitir facturas electrónicas en sus relaciones B2B. Si eres autónomo y una gran empresa te pide que le factures electrónicamente, es porque están bajo esta obligación.
Resto de empresas y autónomos
Para pymes y autónomos con facturación inferior a 8 millones, la obligación está prevista pero depende de la publicación del reglamento de desarrollo. La estimación más extendida es que entre en vigor durante 2026 o, más probablemente, en 2027, dando un período de adaptación tras la publicación.
📌 ¿Qué hacer ahora si no estás obligado todavía?
Aunque no estés obligado aún, puede que tus clientes grandes ya lo estén. Si te piden que les facturas electrónicamente, tendrás que hacerlo aunque el reglamento no te exija a ti emitirlas aún. Empieza a prepararte con antelación para no tener que adaptarte con prisa.
Requisitos técnicos del formato de factura electrónica
Una factura electrónica válida bajo la Ley Crea y Crece debe cumplir estos requisitos técnicos:
- Formato estructurado: el fichero debe estar en XML siguiendo la norma UBL 2.1 (la más extendida internacionalmente) o el formato Facturae (el estándar español, muy usado en facturación a las administraciones públicas). No vale solo un PDF.
- Firma electrónica cualificada: la factura debe ir firmada con un certificado electrónico reconocido. En la práctica, si usas un software de facturación certificado, este proceso es automático y no tienes que hacer nada manualmente.
- Número de versión y trazabilidad: la factura electrónica debe incluir datos que permitan identificar la versión del formato utilizado, la identidad del software que la generó y un identificador único que impida la duplicidad.
- Datos obligatorios ampliados: además de los datos que ya incluye una factura ordinaria (emisor, receptor, descripción, base imponible, cuota, total), la factura electrónica incluye campos adicionales de identificación de las partes por su forma jurídica y NIF/CIF.
- Intercambio por plataforma acreditada: la factura debe transmitirse a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas que cumpla los requisitos del reglamento. Hay plataformas públicas (como FACe, para facturas a la administración) y privadas.
Qué cambia para el autónomo que factura a grandes empresas
Si eres autónomo y tienes clientes que son empresas (especialmente grandes empresas ya obligadas), el cambio más inmediato es que te van a empezar a pedir que les envíes las facturas en formato electrónico en lugar de un PDF por email.
En la práctica esto significa que necesitas un software de facturación que pueda generar ficheros XML en formato UBL 2.1 o Facturae y que pueda enviarlos a través de la plataforma que use tu cliente. Muchos grandes clientes tienen su propio portal de facturas al que tendrás que acceder.
Otro cambio importante: los plazos de pago. La Ley Crea y Crece también refuerza la normativa de morosidad. Las empresas estarán obligadas a confirmar la recepción de las facturas electrónicas en un plazo máximo de 4 días, y los plazos de pago quedan registrados electrónicamente, lo que facilita reclamar si no te pagan a tiempo.
Qué cambia para el autónomo que recibe facturas de proveedores
Del lado de las compras, cuando tus proveedores estén obligados a emitir facturas electrónicas, deberás ser capaz de recibirlas y procesarlas en ese formato. Esto tiene implicaciones:
- Necesitas un sistema para recibirlas: o una dirección electrónica habilitada (como una cuenta en una plataforma de intercambio) o un software de facturación que gestione la recepción.
- No puedes rechazarlas: una vez obligatorio, no podrás pedir al proveedor que te mande un PDF «por comodidad». Debes aceptar el formato electrónico.
- Obligación de conservación: debes guardar las facturas electrónicas recibidas en el formato original (no vale imprimirlas y guardar el papel) durante el plazo legal de 4 años.
Sanciones por incumplimiento
La Ley Crea y Crece establece un régimen sancionador específico para el incumplimiento de la obligación de facturación electrónica:
| Tipo de infracción | Sanción | Quién la recibe |
|---|---|---|
| No emitir factura electrónica cuando sea obligatorio | Hasta 10.000 € por infracción | El emisor (tú) |
| No disponer de sistemas para recibir facturas electrónicas | Hasta 10.000 € | El receptor (tu cliente o tú) |
| No confirmar recepción en 4 días hábiles | Hasta 10.000 € | El receptor |
Las sanciones se aplican por cada factura incumplida. En la práctica, para autónomos individuales que empiecen a incumplir la norma al poco de entrar en vigor, la Administración suele iniciar con avisos antes de sancionar directamente. Pero no conviene esperar a ese punto.
Cómo prepararse hoy: pasos concretos
- 1
Identifica si tus clientes ya te piden factura electrónica
Si tienes clientes que son grandes empresas (más de 8 M€ de facturación), probablemente ya te han pedido o van a pedirte que les facturas en formato electrónico. Pregunta a tu contacto en esas empresas cómo quieren recibir las facturas.
- 2
Elige un software de facturación compatible
Asegúrate de que el software o app que usas para facturar soporta la generación de ficheros XML en formato UBL 2.1 o Facturae. Si usas solo facturas en PDF de Word o Excel, tendrás que cambiar. Herramientas como Trimestral ya están preparadas para la factura electrónica.
- 3
Obtén o renueva tu certificado digital
La factura electrónica requiere firma digital. Tu software puede gestionarlo automáticamente si está certificado, pero necesitas tener un certificado digital personal vigente. Los certificados FNMT son gratuitos y válidos por 4 años.
- 4
Prepara un sistema para recibir facturas electrónicas
Además de emitirlas, necesitas poder recibirlas. La mayoría de plataformas de facturación electrónica ofrecen una dirección electrónica para recepción. Configura la tuya antes de que sea obligatorio.
- 5
Mantente al día del calendario oficial
El reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece con las fechas exactas para pymes y autónomos está pendiente. Suscríbete al boletín de la AEAT o consulta periódicamente el BOE para no perderte la publicación. El plazo de adaptación tras la publicación es de varios meses.
Facturación electrónica vs. PDF: resumen para autónomos
Para que quede claro, esto es lo que cambia respecto a cómo muchos autónomos facturan hoy:
| Facturación actual (PDF) | Facturación electrónica obligatoria |
|---|---|
| PDF enviado por email | Fichero XML estructurado + firma digital |
| Sin firma electrónica obligatoria | Firma electrónica cualificada obligatoria |
| Envío libre (email, postal, en mano) | Envío por plataforma acreditada |
| El cliente puede rechazar recibirla sin consecuencias | El cliente debe confirmar recepción en 4 días |
| Puedes imprimirla y archivar papel | Debes conservar el fichero original electrónico (4 años) |
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria
¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica para autónomos?
Para grandes empresas (más de 8 M€) ya es obligatoria desde 2025. Para el resto de autónomos y pymes, la fecha depende de la publicación del reglamento de desarrollo: se estima entre 2026 y 2027, con un período de adaptación posterior a su publicación.
¿Es lo mismo la factura electrónica que Verifactu?
No. La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) regula el formato entre empresas. Verifactu es un sistema de registro ante la AEAT. Son obligaciones distintas con bases legales diferentes. Puedes estar sujeto a una sin estar sujeto a la otra.
¿Un autónomo que solo factura a particulares tiene que hacer facturas electrónicas?
No en el marco de la Ley Crea y Crece, que solo regula relaciones B2B. Si solo facturas a consumidores finales, esta obligación no te aplica. Sí puede aplicarte Verifactu si usas software de facturación.
¿Qué formato tiene que tener la factura electrónica?
Fichero XML en formato UBL 2.1 o Facturae, con firma electrónica cualificada. Si usas un software de facturación certificado, él genera el fichero y aplica la firma automáticamente. No tienes que hacer nada a mano.
¿Qué pasa si no cumplo con la facturación electrónica?
La Ley Crea y Crece prevé multas de hasta 10.000 euros por factura incumplida, tanto para quien la emite como para quien debe recibirla. Para autónomos individuales la aplicación práctica será gradual, pero no conviene esperar a recibir avisos.
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