El formulario llega en PDF, hay que rellenarlo y la impresora está donde siempre: en el trabajo, sin tinta. La solución de toda la vida es imprimir, rellenar a mano, firmar, fotografiar y mandar la foto. Tiene tres problemas: pierdes media hora, la letra puede no leerse, y el documento deja de ser un documento digital (es una imagen). Un PDF con campos se puede rellenar desde el móvil, y el resultado sigue siendo un PDF.
Lo primero: no todos los PDF se pueden «rellenar»
Aquí hay mucha confusión, así que vamos con la verdad por delante. Hay dos tipos de PDF:
- Con campos de formulario (técnicamente, «AcroForm»): el documento trae casillas, listas desplegables y huecos de texto definidos. Los modelos oficiales que publica la Administración son así. Estos se rellenan de verdad: escribes en el campo y el valor va dentro del PDF.
- Planos: un escaneo, una foto pasada a PDF o un documento que se «imprimió a PDF». No hay campos, solo tinta. Aquí solo puedes añadir texto o marcas encima, como si escribieras sobre el papel.
Y una limitación que conviene decir en voz alta: cambiar un texto que ya está escrito en un PDF no es viable sin rehacer la tipografía del documento (las fuentes incrustadas no siempre se pueden recuperar bien). Lo que sí se puede es tapar y escribir encima; en un fondo blanco queda perfecto, y en un escaneo con manchas o color se nota el parche. Prometer «editar cualquier texto» es prometer algo que no es cierto.
Cómo rellenarlo, paso a paso
- Ábrelo (desde el correo con «Abrir con», o desde la biblioteca de la app).
- Pulsa «Rellenar». Si el botón aparece, el PDF tiene campos y se pintan encima como controles: escribe en los de texto, marca las casillas y elige en las listas.
- Repasa: los campos se colocan justo donde van en el original, así que se ve el documento tal y como quedará.
- Guarda una copia y compártela. El PDF original no se toca.
En Trimestral PDF esto es gratis (no hace falta plan Pro), igual que leer, buscar, unir documentos y firmar a mano. Lo que sí es Pro es la firma con certificado, que es el paso lógico siguiente si el formulario tiene que ir firmado.
Los modelos de Hacienda: el caso típico
Los modelos que descargas de la AEAT (el 303, el 130, el 390…) son formularios con campos, así que se rellenan desde el móvil sin problema. Ojo con dos matices: rellenar el modelo no equivale a presentarlo (la presentación se hace en la Sede Electrónica, con certificado o Cl@ve), y si vas a llevar tus cuentas con una app, lo lógico es que el modelo se calcule solo a partir de tus movimientos en lugar de rellenarlo a mano. Para eso está Trimestral; si lo que quieres es el PDF en blanco, en el blog tienes cómo descargar los modelos fiscales de la AEAT.
Tres detalles que casi ninguna app hace bien
- No aplanar al guardar. Si se aplana, el PDF queda como una foto: el receptor ya no puede rellenarlo ni corregirlo. Guardar sin aplanar es lo correcto, y es lo que hace la app.
- Entender las casillas raras. En los grupos de opciones, unos PDF guardan el valor como «0»/«1» y otros como el nombre de la opción. Si la app no lo resuelve, esa casilla se queda en blanco sin dar ningún error.
- Campos de varias líneas de verdad. Un campo para «descripción» necesita un área de texto multilínea; con una sola línea, lo que escribes se corta y se sale.
Después de rellenar, lo normal es firmar
Si el formulario pide firma, no lo imprimas: firma el PDF. Con el dedo si es una conformidad rápida, o con tu certificado digital si el documento tiene efectos. Y si el documento viene de un escaneo, recuerda que puedes escanearlo con el móvil y rellenarlo después, todo sin pasar por la impresora.
Preguntas frecuentes
¿Se puede escribir en cualquier PDF?
Depende del PDF. Si trae campos de formulario (los «AcroForm», como los modelos oficiales de Hacienda), se rellenan sin problema. Si es un PDF «plano» —un escaneo o algo que se imprimió a PDF— no hay campos: lo que se puede hacer es añadir texto encima con una herramienta de anotación, pero no reescribir el texto que ya está impreso.
¿Cómo sé si mi PDF tiene campos rellenables?
Ábrelo con una app que lo compruebe. En Trimestral PDF, el botón «Rellenar» solo aparece cuando el documento trae campos: los detecta al abrirlo y los pinta encima como controles de verdad (casillas, listas, campos de texto). Si el botón no está, ese PDF no tiene campos.
¿Al rellenar un PDF deja de ser editable?
No debería. Hay herramientas que «aplanan» el formulario al guardar, y entonces el PDF queda como una foto: nadie puede rellenarlo después. Trimestral PDF escribe los valores sin aplanar, así que el documento sigue siendo rellenable y editable por quien lo reciba.
¿Puedo rellenar los modelos de Hacienda desde el móvil?
Sí: los modelos que publica la AEAT para descargar son PDF con campos de formulario, así que se rellenan igual que cualquier otro formulario. Lo que no se puede es presentarlos desde el móvil por el simple hecho de rellenarlos: la presentación va por la Sede Electrónica.
¿Y si me equivoco y quiero cambiar lo que he escrito?
Se vuelve a abrir el formulario y se corrige el campo antes de guardar; mientras no guardes, no hay nada escrito. Si ya está guardado, se abre el PDF resultante y se corrige igual (los campos siguen ahí precisamente porque no se aplana).